Quality Planning

QUALITY PLANNING

Quality Plan (Rencana Mutu)

Proses manajemen mutu terdiri dari tiga proses, rencana mutu menjadi yang pertama, diikuti oleh melakukan jaminan kualitas dan kontrol kualitas tampil. Kelompok proses didasarkan pada beberapa teori mutakhir kualitas, di mana penekanannya adalah pada mencegah kesalahan daripada hanya memeriksa. Manajer proyek bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas kualitas proyek dan untuk menyediakan sumber daya yang tepat untuk memastikan kualitas tersebut bertemu dan disampaikan.

Dalam ISO 10005:2005, rencana mutu  didefinisikan sebagai dokumen yang menetapkan proses, prosedur dan sumber daya terkait yang akan diterapkan oleh siapa dan kapan untuk memenuhi persyaratan proyek, produk, proses atau kontrak.

Rencana Mutu ini adalah dokumen yang menentukan kapan (When) sebuah aktivitas yang berhubungan dengan kualitas (inspeksi, verifikasi, validasi – What) dilakukan pada sebuah siklus proses, oleh siapa (Who) dengan cara/urutan/metode tertentu (How), di mana (Where), dan kemudian dicatat ke mana (Into What).

Rencana mutu menentukan apa kualitas proyek persyaratan dan spesifikasi, dan bagaimana semua mereka akan bertemu untuk memastikan bahwa produk akhir proyek memiliki tingkat yang dapat diterima kualitas.

Untuk memastikan kualitas yang direncanakan dari awal, proses ini dilakukan di awal proyek dan secara paralel dengan semua proses perencanaan lainnya. Alasan mengapa hal ini penting adalah bahwa kualitas yang dibutuhkan akan menentukan aspek kinerja lainnya dari proyek seperti waktu, ruang lingkup biaya, dan risiko.

Lingkup rencana mutu dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mencakup pada realisasi proses atau dalam klausul 7 saja.

  Rencana mutu merupakan bagian dari proses product realization atau realisasi proses. Walaupun hanya sebagian kecil dari sistem manajemen mutu, namun rencana mutu merupakan proses yang terkait langsung dengan pemenuhan persyaratan pelanggan. Hal tersebut dapat terlihat dari input dan output yang langsung terhubung dengan persyaratan pelanggan dan kepuasan pelanggan. Untuk instansi  yang belum menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, dapat menerapkan rencana mutu terlebih dahulu sesuai standard ISO 10005:2005. Pertimbangan untuk menerapkan rencana mutu terkait dengan tingkat kerumitan proses dan biaya yang dibutuhkan untuk penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

Ada tujuh input untuk proses rencana mutu:

1.      Lingkup dasar.

Ini merupakan masukan utama untuk merencanakan kualitas, sebagai dasar lingkup mendefinisikan persyaratan proyek bersama dengan kriteria penerimaan mereka. Karena kita prihatin sini dengan perencanaan untuk memastikan bahwa produk dan kiriman memenuhi kriteria kualitas, maka dasar ruang lingkup sangat penting untuk memahami secara tepat apa kiriman harus dimasukkan.

2.      Biaya dasar kinerja.

Seperti dijelaskan di atas, kualitas dan ruang lingkup erat terkait, dan ini sebagai akibat dari perubahan ruang lingkup, tetapi ini perlu dievaluasi terhadap anggaran dan jadwal.

3.      Jadwal awal.

Untuk alasan yang sama seperti di atas dasar jadwal akan perlu dievaluasi terhadap setiap perubahan lingkup.

4.      Stakeholder mendaftar.

Register pemangku kepentingan berisi informasi tentang semua stakeholder bersama dengan daerah khusus mereka minat dan keahlian. Oleh karena itu, register pemangku kepentingan akan membantu mengidentifikasi mereka yang memiliki minat atau keahlian dalam persyaratan kualitas produk tertentu, serta mereka dengan keahlian dalam kualitas dan karenanya perlu bekerja sama dengan proses rencana mutu.

5.      Risiko mendaftar.

Memenuhi persyaratan mutu menimbulkan risiko terhadap proyek. Untuk alasan ini, risk register akan mengidentifikasi kualitas-risiko terkait dan khususnya, yang berkaitan dengan penerimaan pelanggan. Meskipun tidak terdaftar sebagai output untuk proses tertentu, ada kemungkinan bahwa kualitas-terkait baru atau diubah risiko akan ditambahkan ke register risiko sebagai akibat dari proses rencana mutu.

6.      Aset proses organisasi.

Bidang-bidang utama di sini adalah referensi untuk kebijakan mutu organisasi yang harus diterapkan pada proyek ini dalam rencana mutu. Selain pelajaran, template, dan sebelumnya rencana manajemen yang sama berkualitas untuk proyek-proyek sebelumnya akan membantu struktur, pendekatan dan isi dari rencana manajemen mutu.

7.      Perusahaan faktor lingkungan.

Ekspektasi kualitas dari para stakeholder proyek harus dipertimbangkan di sini termasuk lingkungan dimana proyek produk akhir adalah untuk beroperasi. Sebagai contoh sederhana, sebuah pompa listrik bekerja bawah tanah akan membutuhkan atribut kualitas seperti mendekati nol pemeliharaan, keandalan yang tinggi, dan bahan premium. Sedangkan pompa serupa yang digunakan di permukaan tanah akan fokus pada kualitas atribut seperti murah untuk menjalankan dan mudah untuk mengganti.

Ada lima output dari proses rencana mutu:

1.      Kualitas rencana pengelolaan.

Ini adalah output utama dari proses rencana mutu karena menjelaskan secara rinci bagaimana kebijakan mutu organisasi akan terpenuhi dan merupakan bagian dari rencana manajemen proyek .

2.      Quality metrik.

Ini akan sepenuhnya tergantung pada sifat dari produk yang akan dibuat, dan oleh karena itu pengukuran dijelaskan di sini bisa mencakup kriteria atau metrik. Karena keberhasilan atau sebaliknya dari proyek ini akan tergantung pada pertemuan metrik kualitas, maka pemikiran yang cermat harus diberikan saat menjelaskan metrik kualitas dalam proses rencana mutu. Untuk memulai mereka harus dapat diukur dalam beberapa cara. Setiap ambiguitas mendengar akan terbuka untuk interpretasi kemudian, dan biasanya akan menyebabkan biaya overruns dan penundaan.

3.      Rencana proses perbaikan.

Ini link dengan konsep 'organisasi belajar' dan karena itu bentuk pelajaran. Rencana perbaikan proses merupakan bagian dari rencana manajemen proyek , dan menjabarkan bagaimana kualitas kegiatan akan disempurnakan, efisien, dan meningkatkan baik untuk ini, dan proyek-proyek masa depan.

4.      Cek daftar kualitas

Seperti namanya daftar ini ada untuk memastikan bahwa semua langkah yang dilakukan dan dilaksanakan dalam urutan yang benar. Daftar kualitas Cek diciptakan dalam proses rencana mutu dan diimplementasikan dalam proses melakukan kontrol kualitas.

5.      Dokumen proyek update.

Sebagai konsekuensi dari menyelesaikan rencana mutu proses, pemain lain dan dokumen mungkin perlu diperbarui terutama rencana manajemen mutu dan rencana perbaikan proses.

Alat yang digunakan dalam proses rencana mutu:

1.      Kontrol grafik .

Ini awalnya dikembangkan untuk memastikan bahwa proses apapun secara statistik 'memegang kendali', dan grafik yang dalam bentuk grafik, yang menunjukkan apakah atau tidak proses yang memegang kendali. Mereka sering digunakan dalam lingkungan manufaktur, di mana produk yang diproduksi mengalami serangkaian langkah penciptaan sebelum siap untuk dikirim ke pelanggan.

Untuk proses pembuatan berada di bawah kendali, maka harus diperiksa, biasanya dengan sampling, bahwa produk yang dihasilkan berada dalam batas kualitas.

Misalkan sebuah bar mesin otomatis dibuat dari logam yang menjadi 10 inci panjang plus atau minus, katakanlah, salah satu 10 inci. Jika setelah pemeriksaan sejumlah besar bar ini jatuh di luar batas-batas tersebut, maka akar harus ditemukan. Histogram dapat digunakan di sini untuk merencanakan dan menemukan kesalahan tersebut.

Diagram kontrol plot variasi statistik, dan jika pengukuran berada di luar batas kontrol, maka proses out of control dan penyebab penyimpangan tersebut harus ditentukan.

2.      Flowcharting.

Ini menunjukkan secara grafis bagaimana komponen berhubungan satu sama lain dalam sistem, dan digunakan untuk memprediksi di mana masalah kualitas mungkin terjadi. Penyebab dan diagram efek adalah contoh flowcharting.

3.      Biaya analisis manfaat.

Produk tidak boleh 'berlapis emas', yang berarti bahwa pekerjaan ekstra dan biaya untuk menghasilkan kualitas yang lebih besar dari apa yang akan diterima pelanggan, boros dan sering menjadi penyebab untuk biaya proyek dan overruns jadwal. Pola pikir di sini adalah bahwa biaya semua kegiatan kualitas dalam proyek harus melebihi atau setidaknya menyamai dengan manfaat yang diperoleh.

Ini berarti bahwa tidak ada kegiatan harus dilakukan yang akan sama atau lebih mahal sebagai keuntungan yang diharapkan. Untuk menggunakan istilah bisnis, ini analisis manfaat biaya harus menunjukkan bahwa tingkat kualitas yang layak dari perspektif biaya dan sangat penting dalam rencana mutu proses.

Hal ini membantu untuk melihat analisis biaya manfaat sebagai satu set timbangan yang perlu seimbang, di satu sisi biaya mencapai kualitas yang diharapkan, dan di sisi lain manfaat seperti penerimaan pelanggan, menurunkan biaya dan pengurangan ulang.

4.   Biaya kualitas

Seperti namanya, teknik ini mengidentifikasi semua biaya dalam rangka mencapai tingkat yang sesuai kualitas. Contoh di sini adalah biaya bahan dan peralatan, memeriksa dan audit, dll

5.   Pembandingan.

Benchmarking hanyalah sebuah acuan standar mutu yang digunakan untuk proyek ini. Ini mungkin patokan yang digunakan dalam organisasi berkinerja, atau salah satu yang digunakan di industri tertentu.

Nilai menggunakan teknik ini adalah untuk membandingkan standar kualitas proyek saat ini dengan orang-orang dari proyek-proyek serupa lainnya.

6.   Desain eksperimen

Ini adalah wilayah yang kompleks dan spesialis, tetapi adalah teknik penting dalam rencana mutu. Dengan menggunakan analisis data, kondisi optimal bagi penciptaan produk dalam proyek ini ditentukan oleh analisis data.

Teknik ini digunakan dalam rencana mutu daripada melakukan serangkaian uji coba individu untuk menentukan optimasi sistem Sebuah serius tes terstruktur diciptakan dan perubahan masukan direncanakan dibuat untuk proses sambil mengamati dan menilai output. Fokus di sini adalah pada signifikansi output berdasarkan input variabel dan kombinasi mereka.

7.   Sampling statistik

Tujuan di sini adalah untuk menghindari mengukur segala sesuatu dalam produk atau sistem, tetapi hanya untuk memilih sampel acak dan untuk memperlakukan ini sebagai wakil dari semua unit. Tujuan di sini adalah untuk mengurangi jumlah pengukuran yang perlu diambil, dan karenanya merupakan metode yang lebih reflektif untuk mengukur kualitas.

8.   Manajemen mutu metodologi Proprietary.

Anda tidak perlu khawatir terlalu banyak tentang hal ini untuk ujian, Anda dapat menggunakan metodologi mutu apapun yang Anda anggap cocok.

Contoh Rencana Mutu

Terdapat beberapa contoh quality plan. Berikut disajikan contoh-contoh quality plan yang bersumber dari  SNI ISO10005:2009

 – Sistem Manajemen Mutu

– Pedoman untuk Rencana Mutu. 

SNI ISO 10005:2009 adalah Standar Nasional Indonesia (SNI) yang merupakan adopsi dari ISO 10005:2005, Quality Management System – Guidelines for Quality Plans.

Contoh-contoh quality plan dalam berbagai format dapat dilihat sebagai berikut:

1) Quality plan berbentuk tabel (quality plan bahan proses)
2) Quality plan berbentuk diagram alir (quality plan bahan proses)
3) Quality plan dalam format formulir (quality plan pabrikan)
4) Quality plan dalam bentuk teks (quality plan pengembangan perangkat lunak)

Contoh tabel dan diagram alir menyajikan format  quality plan yang berbeda meski dalam kasus yang sama (bahan proses). Umumnya, kita menyusun sebuah tabel yang menjelaskan siklus proses dari awal (misalnya,penerimaan bahan baku), hingga ke pengiriman pada pelanggan. Hal ini perlu ditampilkan untuk mengilustrasikan bahwa tidak ada bentuk quality plan yang seragam untuk kasus yang sama atau spesifik.

     Jumlah Quality Plan biasanya disesuaikan dengan jumlah produk ataupun product-family (produk-produk yang bisa dikategorikan sama karena proses produksi yang hampir sama). Quality plan berbentuk formulir (contoh 3) adalah bentuk quality plan yang paling populer diadopsi oleh perusahaan bersertifikat ISO 9000.