Quality Control

QUALITY CONTROL

A.      Konsep Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu   atau Quality Control dalam manajemen mutu merupakan suatu sistem kegiatan  teknis yang bersifat rutin yang dirancang  untuk mengukur dan menilai mutu produk atau jasa yang diberikan kepada pelanggan.  Pengendalian  diperlukan dalam manajemen mutu utuk menjamin agar kegiatan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, sehingga produk yang dihasilkan sesuai dengan harapan pelanggan. Tugas  pengendalian mutu dapat dilakukan dengan mengukur perbedaan seperti perencanaan, rancangan, menggunakan prosedur atau peralatan yang tepat, pemeriksaan, dan melakukan tindakan koreksi terhadap hal-hal ini menyimpang, diantara dalam hal produk, pelayanan, atau  proses, output dan standar yang sefesisik., oleh karena itu pengawasan mutu merupakan upaya untuk menajaga agar kegiagan yang yang dilakukan dapat berjalan sesuai rencana dan  mehasilkan output yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, hal ini seperti dikemukakan oleh Amitava Mitra (2001:9) :”quality control may generally be defined as a system that is used to maintain a desired level of quality in a product or service.”  Tzvetelin Gueorguiev (2006) menyatakan Quality control – processes are monitored to ensure that all quality requiremnents are being met and performance problems are solved

Pandangan yang sama dikemukakan oleh Ishikawa (1995) yang menyatakan pengendalian mutu adalah pelaksanaan langkah-langkah yang telah direncanakan secara terkendali agar semuanya berlangsung sebagaimana mestinya, sehingga mutu produk yang direncakan dapat tercapai dan terjamin.

Definisi yang dikemukakan oleh  Ishikawa di atas merupakan pemikiran baru tentang quality control. Menurut pengertian di atas nampak bahwa pengendalian mutu itu mencakup keseluruhan proses atau kegiatan dalam memproduksi atau menghasilkan produk dan jasa yaitu sejak proses pengembangan produk baru sampai produk itu digunakan oleh pelanggan secara memuaskan. Dalam pengertian di atas tersirat pula bahwa pengendalian mutu itu dilakukan dengan orientasi pada kepuasan konsumen. Artinya keseluruhan proses yang diselenggarakan oleh perusahaan ditujukan pada pemenuhan kebutuhan konsumen.

Sejalan dengan konsep pengendalian mutu di atas.  Pengendalian terhadap  mutu pendidikan memang menyangkut unsure input, proses dan output. Hal ini memang sejalan dengan konsep mutu pendidikan yang dilihat dari unsure input, proses dan output. Karena itu dalam melaksanakan pengendalian mutu pendidikan, maka pengendalian difokuskan terhadap unsure input, proses dan output pendidikan. Kepala Sekolah dapat merencanakan dan melakukan pengendalian mutu pendidikan sejak inoput siswa masuk, kemudian dididik di sekolah hingga menjadi lulusan dari sekolah. Dengan demikian dalam melakukan pengendalian mutu hendaknya kepala sekolah atau pengawas melihat sekolah atau proses pendidikan sebagai suatu system.

Dalam pengendalian mutu agar berjalan efektif  membutuhkan adanya perencanaan yang jelas, lengkap dan terintegrasi agar dapat dilaksanakan sistem pengawasan yang  efekti dan efisien. Perencanaan yang jelas, lengkap dan terintegrasi diperlukan agar para pimpinan seperti kepala sekolah, wakil kepala sekolah,  tata usaha, serta pimpinan unit lainnya dapat melaksanakan  dan mengendalikan kegiatan dengan baik. Selain itu  dalam pengendalian membutuhkan adanya struktur yang jelas, artinya siapa yang bertanggung jawab terhadap penyimpangan yang terjadi serta tindakan perbaikan apa yang perlu diberikan dan oleh siapan tindakan perbaikan itu dilakukan.

Kegiatan pengendalian mutu mencakup metoda secara umum seperti pemeriksaan yang akurat terhadap data yang diperoleh dan diolah,  dan dengan menggunakan  prosedur yang standar dan  diakui.    Dilakukan untuk melakukan perhitungan terhadap pengeluaran-pengeluaran dalam proses  kegiatan, melakukan pengukuran, memperkirakan hal-hal yang tidak menentu, serta mengarsipkan berbagai informasi dan laporan-laporan.  Pengendalian mutu merupakan suatu kegiatan yang dapat memberikan jaminan terhadap produk yang dihasilkan dapat memenuhi harapan pelanggan. Dengan demikian banyak keuntungan yang diperoleh dari pengendalian in, baik bagi lembaga maupun, personil yang diawasi karena melalui pengawasan terjadi proses perbaikan kinerja, serta keuntungan  bagi pelanggan itu sendiri karena akan mendapat  produk yang bermutu. Secara lebih rinci  Amitava  Mitra (2001) mengemukakan beberapa keuntungan pengendalian mutu.

1. And foremost is the improvement in the quality of products and services
2. The system is continually evaluated and modified to meet the changing needs of the customer
3. A quality control system improves productivity, which is a goal of every organization.
4. Such a system reduces cost in the long run
5. With improved productivity, the lead time for production parts and subassemblies is reduced, which results in impropved delivery dates

B.       Tujuan dan Fungsi Pengendalian Mutu

Pengendalian  merupakan alat organisasi, dilakukan untuk menghasilkan produk atau jasa yang bermutu sehingga  pelanggan maupun yang memproduksi merasa puas.  S.Sukmadinata (2006:52) menyatakan: Tujuan pengendalian adalah melakukan pengukuran dan perbaikan agar apa yang telah direncanakan dapat dicapai secara optimal. Pandangan yang sama dikemukakan J.M.Juran (1988:166): yang menyatakan “tujuan utama pengendalian adalah meminimalkan kerusakan ini, dengan tidakan cepat untuk memulihkan status quo atau lebih baik lagi.”

Tujuan dari Pengendalian Mutu::

1.      Agar perusahaan dapat menghasilkan barang atau jasa yang baik (bermutu baik baik). ).

2.      Dicapainya produktivitas yang tinggi tinggi.

3.      Meningkatkan pemasaran pemasaran.

4.      Ongkos produksi yang paling ekonomis ekonomis.

5.      Memperbaiki proses yang salah salah.

C.      Proses Pengendalian Mutu                                             

Pengendalian tidak bisa dipisahkan dengan perencanaan. Pimpinan membuat rencana, dan rencana tersebut merupakan standar, artinya sejumlah kegiatan dapat dilakukan dan dapat diukur atau dinilai dengan membandingkan standar dengan kegiatan yang dilakukan. Sistem dan teknik-teknik pengendalian dapat dikembangkan dari perencanaan yang telah diibuat. Pada pengendalian merupakan suatu propses karena terdiri dari rangkaian kegiatan yang sistematis, J.M.Juran (1988:165)  menyatakan pengendalian mutu sebagai proses manajemen yang didalamnya kita:

1) mengevaluasi kinerja nyata,

 2).membandingkan kinerja nyata dengan tujuan dan

 3) mengambil tindakan terhadap perbedaan.

 Kegiatan pengendalian dilakukan untuk menjaga agar proses kegiatan berjalan sesuai dengan rencana, sehingga tujuan bisa tercapai.Hal ini mengingat tidak selama perilaku personil atau berbagai peristiwa dapat mendukung sesuai dengan harapan atau rencana yang telah ditetapkan. Sedangkan menurut N.S.Sukmadinata (2006:52) proses pengendalian mutu meliputi:

1)  Perencanaan, yaitu menyusun tujuan dan standar,

2). Pengukuran performansi nyata,

3). Membandingkan performansi hasil pengukuran dengan performansi standar,

4)  Memperbaiki performansi.

Pendapat yang hampir sama juga dikemukakan oleh Boone and Kurtz (dalam Turney1992:242) mengemukakan empat tahap pengendalian:

a)       Establish performance standars based on organisational goals,

b)        Monitor actual performance,

c)       Compare actual performance with planned performance,

d)       Take corrective action, if necessary.

Memperhatikan langkah-langkah pengendalian mutu di atas, jadi pada dasarnya dalam setiap system pengendalian mutu mempunyai empat komponen, hal ini sebagaimana dikemukakan oleh N.Syaodih (2006) yaitu:

1. alat pengamatan yang menditeksi, mengamati dan mengukur atau menguraikan kegiatan-kegiatan yang dikendalikan.

2. alat penilai yang mengevaluasi unjuk kerja dari suatu kegiatan.

3. alat modiifikasi perilaku untuk mengubah unjuk kerja jika diperlukan

4. alat untuk menyebarluaskan informasi kealat lain.

Keberhasilan kepala sekolah atau pentgawas dalam pelaksanaan pengendalian mutu, selain harus melakukannya secara sistematis, juga  ada beberapa pra kondisi yang harus diperhatikan dan dipenuhi oleh sekolah. Kondisi ini diwujudkan dalam bentuk sikap, komitmen dan pemikiran dari semua unsure yang terlibat dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Menurut Nanang F  dan Ali(2006) pra kondisi yang harus dipenuhi sekolah, antara lain:

1. mengubah pola piker sekolah sebagai unit produksi menjadi unit layanan jasa
2. memfokuskan perhatian pada proses secara sistematik.
3. menerapkan pola pemikiran/strattegi jangka panjang
4. mempunyai komitmen yang kuat pada mutu
5. mementingkan pengembangan sumber daya manusia.

Kepala sekolah atau pimpinan pendidikan lainnnya dalam melaksanakan pengendalian mutu dapat melakukan beberapa cara, salah satu cara yang banyak digunakan dalam pelaksanaan pengendalian mutu adalah model Certo (dalam Sofyan Syafri 2001) yang meliputi (1) pre control-Feedfowerd, yang control yang dilakukan sebelum pekerjaan dimulai, misalnya untuk mewujudkan pendidikan yang bermutu hanya memilih guru-guru yang memiliki kompetensi yang baik. (2) Concurrent Contrtol, yaitu pengendalaian dilakukan sejalan dengan pelaksanaan pekerjaaan, dan (3) Feedback Control, yaitu mengadakan penilaian atau pengukuran, dan perbaikan setelah kegiatan dilakukan

D.      Sasaran Pengendalian Mutu Pendidikan

          Dalam tingkat operasional kelembagaan sekolah, sasaran pengendalian mutu ditujukan pada aspek input pendidikan, proses dan output atau hasil pendidikan. Menurut Djajuli (dalam Nanang dan Ali (2006) substansi pengawasan pendidikan secara educative adalah: (a) pengawasan implementasi kurikulum, pengajaran, pemahaman guru terhadap kurikulum, penjabaran guru terhadap teknik penilaian, penjabaran dan penyesuaian kurikulum (b) pengawasan kegiatan belajar mengajar. Sedangkan menurut Syaodih (2006) bidang pengendalian ditujukan pada biding utama pendidikan, yaitu kurikulum, bimbingan siswa serta manajemen pendidikan. Bidang kurikulum berkaitan dengan perumusan tujuan pendidikan, bahan ajar, proses pengajaran, serta evaluasi, baik secara keseluruhan program pendidikan di sekolah maupun untuk setiaop bidang studi. Bidang bimbingan siswa berkaitan denngan program pembinaan siswa dan bimbingan dan konseling, sedangkan bidang manajemen berkaitan dengan upaya pengaturan dan pemanfaatan segala sumber daya dan dana pendidikan yang ada di sekolah. Bidang ini mencakup manajemen personil, siswa, sarana dan prasarana, fasilitas pemndidikan biaya dan kerja sama dengana masyarakat atau pihak luar sekolah. Ketiga bidang ini mempunyai arah sasaran yang sama, yaitu perkembangan siswa secara optimal.

E.       Langkah-langkah Pengendalian Mutu

1. Quality Consiusness

Menentukan ukuran kualitas yang akan dihasilkan mulai dari yang jelek sampai yang terbaik.

2. Quality Responsibility

Produsen dan konsumen sama sama-sama berkepentingan mengontrol suatu produk yang dihasilkan perusahaan perusahaan, , untuk ini diperlukan koordinasi dalam pengerjaan produk sehingga dengan kerjasama tiap bagian dalam melaksanakan pekerjaan akan memelihara standar produk yang telah ditetapkan dan kemungkinan tercapainya tingkat ketelitian yang dikendalikan perusahaan perusahaan.

3. Quality Standar

Standar kualitas yang ditentukan perusahaan perusahaan, , digunakan sebagai ukuran perbandingan untuk menilai pengerjaan produk produk. Standar kualitas merupakan pedoman yang seragam bagi spesifikasi produk yang akan dijual dijual.

4. Operation Standar

Yaitu langkah untuk menetapkan suatu cara barang yang telah ditetapkan didalam suatu proses design yang dituangkan dalam flow diagram atau flow chart.

5. Process Control

Proses kontrol berhubungan dengan langkah langkah-langkah untuk melakukan inspelsi pada tahapan proses produksi pada waktu yang telah ditentukan dengan menggunakan cara dan peralatan yang telah ditetapkan ditetapkan.

6. Cost Control

Biaya yang dikeluarkan untuk melakukan pengendalian mutu, perlu memperhatikan manfaat yang akan diperoleh diperoleh.

7. Sampling

Merupakan cara penyajian produk untuk diperiksa diperiksa, , dan pada umumnya hanya bisa dilakukan untuk produk yang homogen homogen.

8. Market Research

Disini diteliti bagaimana tanggapan dan rekasi konsumen terhadap mutu barang yang akan dihasilkan oleh perusahaan dan sejauhmana keaktifan mengontrol mutu yang telah dilakukan dilakukan, , selain dari itu dengan market research akan diperoleh data tentang produk design

Quality Planning

QUALITY PLANNING

Quality Plan (Rencana Mutu)

Proses manajemen mutu terdiri dari tiga proses, rencana mutu menjadi yang pertama, diikuti oleh melakukan jaminan kualitas dan kontrol kualitas tampil. Kelompok proses didasarkan pada beberapa teori mutakhir kualitas, di mana penekanannya adalah pada mencegah kesalahan daripada hanya memeriksa. Manajer proyek bertanggung jawab dan bertanggung jawab atas kualitas proyek dan untuk menyediakan sumber daya yang tepat untuk memastikan kualitas tersebut bertemu dan disampaikan.

Dalam ISO 10005:2005, rencana mutu  didefinisikan sebagai dokumen yang menetapkan proses, prosedur dan sumber daya terkait yang akan diterapkan oleh siapa dan kapan untuk memenuhi persyaratan proyek, produk, proses atau kontrak.

Rencana Mutu ini adalah dokumen yang menentukan kapan (When) sebuah aktivitas yang berhubungan dengan kualitas (inspeksi, verifikasi, validasi – What) dilakukan pada sebuah siklus proses, oleh siapa (Who) dengan cara/urutan/metode tertentu (How), di mana (Where), dan kemudian dicatat ke mana (Into What).

Rencana mutu menentukan apa kualitas proyek persyaratan dan spesifikasi, dan bagaimana semua mereka akan bertemu untuk memastikan bahwa produk akhir proyek memiliki tingkat yang dapat diterima kualitas.

Untuk memastikan kualitas yang direncanakan dari awal, proses ini dilakukan di awal proyek dan secara paralel dengan semua proses perencanaan lainnya. Alasan mengapa hal ini penting adalah bahwa kualitas yang dibutuhkan akan menentukan aspek kinerja lainnya dari proyek seperti waktu, ruang lingkup biaya, dan risiko.

Lingkup rencana mutu dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 mencakup pada realisasi proses atau dalam klausul 7 saja.

  Rencana mutu merupakan bagian dari proses product realization atau realisasi proses. Walaupun hanya sebagian kecil dari sistem manajemen mutu, namun rencana mutu merupakan proses yang terkait langsung dengan pemenuhan persyaratan pelanggan. Hal tersebut dapat terlihat dari input dan output yang langsung terhubung dengan persyaratan pelanggan dan kepuasan pelanggan. Untuk instansi  yang belum menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, dapat menerapkan rencana mutu terlebih dahulu sesuai standard ISO 10005:2005. Pertimbangan untuk menerapkan rencana mutu terkait dengan tingkat kerumitan proses dan biaya yang dibutuhkan untuk penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008.

Ada tujuh input untuk proses rencana mutu:

1.      Lingkup dasar.

Ini merupakan masukan utama untuk merencanakan kualitas, sebagai dasar lingkup mendefinisikan persyaratan proyek bersama dengan kriteria penerimaan mereka. Karena kita prihatin sini dengan perencanaan untuk memastikan bahwa produk dan kiriman memenuhi kriteria kualitas, maka dasar ruang lingkup sangat penting untuk memahami secara tepat apa kiriman harus dimasukkan.

2.      Biaya dasar kinerja.

Seperti dijelaskan di atas, kualitas dan ruang lingkup erat terkait, dan ini sebagai akibat dari perubahan ruang lingkup, tetapi ini perlu dievaluasi terhadap anggaran dan jadwal.

3.      Jadwal awal.

Untuk alasan yang sama seperti di atas dasar jadwal akan perlu dievaluasi terhadap setiap perubahan lingkup.

4.      Stakeholder mendaftar.

Register pemangku kepentingan berisi informasi tentang semua stakeholder bersama dengan daerah khusus mereka minat dan keahlian. Oleh karena itu, register pemangku kepentingan akan membantu mengidentifikasi mereka yang memiliki minat atau keahlian dalam persyaratan kualitas produk tertentu, serta mereka dengan keahlian dalam kualitas dan karenanya perlu bekerja sama dengan proses rencana mutu.

5.      Risiko mendaftar.

Memenuhi persyaratan mutu menimbulkan risiko terhadap proyek. Untuk alasan ini, risk register akan mengidentifikasi kualitas-risiko terkait dan khususnya, yang berkaitan dengan penerimaan pelanggan. Meskipun tidak terdaftar sebagai output untuk proses tertentu, ada kemungkinan bahwa kualitas-terkait baru atau diubah risiko akan ditambahkan ke register risiko sebagai akibat dari proses rencana mutu.

6.      Aset proses organisasi.

Bidang-bidang utama di sini adalah referensi untuk kebijakan mutu organisasi yang harus diterapkan pada proyek ini dalam rencana mutu. Selain pelajaran, template, dan sebelumnya rencana manajemen yang sama berkualitas untuk proyek-proyek sebelumnya akan membantu struktur, pendekatan dan isi dari rencana manajemen mutu.

7.      Perusahaan faktor lingkungan.

Ekspektasi kualitas dari para stakeholder proyek harus dipertimbangkan di sini termasuk lingkungan dimana proyek produk akhir adalah untuk beroperasi. Sebagai contoh sederhana, sebuah pompa listrik bekerja bawah tanah akan membutuhkan atribut kualitas seperti mendekati nol pemeliharaan, keandalan yang tinggi, dan bahan premium. Sedangkan pompa serupa yang digunakan di permukaan tanah akan fokus pada kualitas atribut seperti murah untuk menjalankan dan mudah untuk mengganti.

Ada lima output dari proses rencana mutu:

1.      Kualitas rencana pengelolaan.

Ini adalah output utama dari proses rencana mutu karena menjelaskan secara rinci bagaimana kebijakan mutu organisasi akan terpenuhi dan merupakan bagian dari rencana manajemen proyek .

2.      Quality metrik.

Ini akan sepenuhnya tergantung pada sifat dari produk yang akan dibuat, dan oleh karena itu pengukuran dijelaskan di sini bisa mencakup kriteria atau metrik. Karena keberhasilan atau sebaliknya dari proyek ini akan tergantung pada pertemuan metrik kualitas, maka pemikiran yang cermat harus diberikan saat menjelaskan metrik kualitas dalam proses rencana mutu. Untuk memulai mereka harus dapat diukur dalam beberapa cara. Setiap ambiguitas mendengar akan terbuka untuk interpretasi kemudian, dan biasanya akan menyebabkan biaya overruns dan penundaan.

3.      Rencana proses perbaikan.

Ini link dengan konsep 'organisasi belajar' dan karena itu bentuk pelajaran. Rencana perbaikan proses merupakan bagian dari rencana manajemen proyek , dan menjabarkan bagaimana kualitas kegiatan akan disempurnakan, efisien, dan meningkatkan baik untuk ini, dan proyek-proyek masa depan.

4.      Cek daftar kualitas

Seperti namanya daftar ini ada untuk memastikan bahwa semua langkah yang dilakukan dan dilaksanakan dalam urutan yang benar. Daftar kualitas Cek diciptakan dalam proses rencana mutu dan diimplementasikan dalam proses melakukan kontrol kualitas.

5.      Dokumen proyek update.

Sebagai konsekuensi dari menyelesaikan rencana mutu proses, pemain lain dan dokumen mungkin perlu diperbarui terutama rencana manajemen mutu dan rencana perbaikan proses.

Alat yang digunakan dalam proses rencana mutu:

1.      Kontrol grafik .

Ini awalnya dikembangkan untuk memastikan bahwa proses apapun secara statistik 'memegang kendali', dan grafik yang dalam bentuk grafik, yang menunjukkan apakah atau tidak proses yang memegang kendali. Mereka sering digunakan dalam lingkungan manufaktur, di mana produk yang diproduksi mengalami serangkaian langkah penciptaan sebelum siap untuk dikirim ke pelanggan.

Untuk proses pembuatan berada di bawah kendali, maka harus diperiksa, biasanya dengan sampling, bahwa produk yang dihasilkan berada dalam batas kualitas.

Misalkan sebuah bar mesin otomatis dibuat dari logam yang menjadi 10 inci panjang plus atau minus, katakanlah, salah satu 10 inci. Jika setelah pemeriksaan sejumlah besar bar ini jatuh di luar batas-batas tersebut, maka akar harus ditemukan. Histogram dapat digunakan di sini untuk merencanakan dan menemukan kesalahan tersebut.

Diagram kontrol plot variasi statistik, dan jika pengukuran berada di luar batas kontrol, maka proses out of control dan penyebab penyimpangan tersebut harus ditentukan.

2.      Flowcharting.

Ini menunjukkan secara grafis bagaimana komponen berhubungan satu sama lain dalam sistem, dan digunakan untuk memprediksi di mana masalah kualitas mungkin terjadi. Penyebab dan diagram efek adalah contoh flowcharting.

3.      Biaya analisis manfaat.

Produk tidak boleh 'berlapis emas', yang berarti bahwa pekerjaan ekstra dan biaya untuk menghasilkan kualitas yang lebih besar dari apa yang akan diterima pelanggan, boros dan sering menjadi penyebab untuk biaya proyek dan overruns jadwal. Pola pikir di sini adalah bahwa biaya semua kegiatan kualitas dalam proyek harus melebihi atau setidaknya menyamai dengan manfaat yang diperoleh.

Ini berarti bahwa tidak ada kegiatan harus dilakukan yang akan sama atau lebih mahal sebagai keuntungan yang diharapkan. Untuk menggunakan istilah bisnis, ini analisis manfaat biaya harus menunjukkan bahwa tingkat kualitas yang layak dari perspektif biaya dan sangat penting dalam rencana mutu proses.

Hal ini membantu untuk melihat analisis biaya manfaat sebagai satu set timbangan yang perlu seimbang, di satu sisi biaya mencapai kualitas yang diharapkan, dan di sisi lain manfaat seperti penerimaan pelanggan, menurunkan biaya dan pengurangan ulang.

4.   Biaya kualitas

Seperti namanya, teknik ini mengidentifikasi semua biaya dalam rangka mencapai tingkat yang sesuai kualitas. Contoh di sini adalah biaya bahan dan peralatan, memeriksa dan audit, dll

5.   Pembandingan.

Benchmarking hanyalah sebuah acuan standar mutu yang digunakan untuk proyek ini. Ini mungkin patokan yang digunakan dalam organisasi berkinerja, atau salah satu yang digunakan di industri tertentu.

Nilai menggunakan teknik ini adalah untuk membandingkan standar kualitas proyek saat ini dengan orang-orang dari proyek-proyek serupa lainnya.

6.   Desain eksperimen

Ini adalah wilayah yang kompleks dan spesialis, tetapi adalah teknik penting dalam rencana mutu. Dengan menggunakan analisis data, kondisi optimal bagi penciptaan produk dalam proyek ini ditentukan oleh analisis data.

Teknik ini digunakan dalam rencana mutu daripada melakukan serangkaian uji coba individu untuk menentukan optimasi sistem Sebuah serius tes terstruktur diciptakan dan perubahan masukan direncanakan dibuat untuk proses sambil mengamati dan menilai output. Fokus di sini adalah pada signifikansi output berdasarkan input variabel dan kombinasi mereka.

7.   Sampling statistik

Tujuan di sini adalah untuk menghindari mengukur segala sesuatu dalam produk atau sistem, tetapi hanya untuk memilih sampel acak dan untuk memperlakukan ini sebagai wakil dari semua unit. Tujuan di sini adalah untuk mengurangi jumlah pengukuran yang perlu diambil, dan karenanya merupakan metode yang lebih reflektif untuk mengukur kualitas.

8.   Manajemen mutu metodologi Proprietary.

Anda tidak perlu khawatir terlalu banyak tentang hal ini untuk ujian, Anda dapat menggunakan metodologi mutu apapun yang Anda anggap cocok.

Contoh Rencana Mutu

Terdapat beberapa contoh quality plan. Berikut disajikan contoh-contoh quality plan yang bersumber dari  SNI ISO10005:2009

 – Sistem Manajemen Mutu

– Pedoman untuk Rencana Mutu. 

SNI ISO 10005:2009 adalah Standar Nasional Indonesia (SNI) yang merupakan adopsi dari ISO 10005:2005, Quality Management System – Guidelines for Quality Plans.

Contoh-contoh quality plan dalam berbagai format dapat dilihat sebagai berikut:

1) Quality plan berbentuk tabel (quality plan bahan proses)
2) Quality plan berbentuk diagram alir (quality plan bahan proses)
3) Quality plan dalam format formulir (quality plan pabrikan)
4) Quality plan dalam bentuk teks (quality plan pengembangan perangkat lunak)

Contoh tabel dan diagram alir menyajikan format  quality plan yang berbeda meski dalam kasus yang sama (bahan proses). Umumnya, kita menyusun sebuah tabel yang menjelaskan siklus proses dari awal (misalnya,penerimaan bahan baku), hingga ke pengiriman pada pelanggan. Hal ini perlu ditampilkan untuk mengilustrasikan bahwa tidak ada bentuk quality plan yang seragam untuk kasus yang sama atau spesifik.

     Jumlah Quality Plan biasanya disesuaikan dengan jumlah produk ataupun product-family (produk-produk yang bisa dikategorikan sama karena proses produksi yang hampir sama). Quality plan berbentuk formulir (contoh 3) adalah bentuk quality plan yang paling populer diadopsi oleh perusahaan bersertifikat ISO 9000.

Quality Improvement

QUALITY IMPROVEMENT

1. DEFINISI PENINGKATAN MUTU 

Proses peningkatan mutu (Quality Improvement ) adalah mengidentifikasi indikator mutu dalam pelayanan, memonitor indikator tersebut dan mengukur hasil dari indikator mutu tersebut yang tentunya mengarah pada outcome, serta selalu berfokus dalam rangka peningkatan proses, sehinga tingkat mutu dari hasil yang dicapai akan meningkat. Tentunya upayapeningkatan mutu ( Quality Improvement ) dilakukan dengan terlebih dahulu diawali dari jaminan mutu (quality assurance), kemudian mengarah pada peningkatan mutu yang proaktif.  Hal penting yang menjadi sebuah catatan adalah mutu yang rendah masih dapat kita tingkatkan bila kita berkehendak untuk melakukannya dengan melakukan peningkatan mutu ( quality improvement ). 

2. KEUNTUNGAN

Untuk memahaminya, definisi “quality” sebagai “fit for purpose” dapat dibagi menjadi dua kategori:

1.       Keuntungan dari peningkatan kualitas: Menghadirkan fitur-fitur yang dapat memuaskan kebutuhan dan keinginan pelanggan:

a.       Meningkatkan kepuasan pelanggan

b.      Meningkatkan nilai jual produk

c.       Bertahan dalam kompetisi

d.      Memperbesar market share

e.       Mendatangkan penjualan

f.       Memungkinkan untuk mempertahankan harga premium

g.      Mengurangi resiko

h.      Efek utamanya terletak pada revenue.

2. Keuntungan dari peningkatan kualitas: Bebas kesalahan dalam prosesnya:

a.       Mengurangi frekuensi terjadinya kesalahan

b.       Mengurangi rework dan waste (Pemborosan Transportasi)

c.        Mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan di lapangan dan biaya garansi

d.       Mengurangi angka ketidak-puasan pelanggan

e.        Mengurangi kebutuhan akan inspeksi dan tes

f.        Memperpendek waktu rilis antar produk (lebih sering meluncurkan produk baru di pasaran)

g.        Meningkatkan yields dan capacity

h.       Meningkatkan performa delivery

i.         Efek utamanya terletak pada cost.

3. METODE PENINGKATAN KUALITAS

Ada banyak metode untuk peningkatan kualitas. Produk ini meliputi perbaikan, proses perbaikan dan perbaikan kemampuan karyawan.  berikut daftar metode manajemen mutu dan teknik yang menggabungkan dan mendorong peningkatan kualitas:

1.    ISO 9004 : 2008 - pedoman bagi perbaikan kinerja.

2.    ISO 15504 -4: 2005 - teknologi informasi - proses penilaian - Bagian 4: Pedoman digunakan untuk perbaikan proses dan kemampuan proses penentuan.

3.    QFD - kualitas fungsi penyebaran, juga dikenal sebagai rumah pendekatan kualitas.

4.    Kaizen , Jepang untuk berubah menjadi lebih baik, istilah bahasa Inggris umum adalah perbaikan yang terus menerus.

5.    Zero Defect Program - diciptakan oleh NEC Corporation Jepang, berdasarkan pengendalian proses statistik dan salah satu masukan bagi penemu Six Sigma.

6.    Six Sigma - 6σ, menggabungkan metode Six Sigma dibentuk seperti pengendalian proses statistik, desain eksperimen dan modus kegagalan dan analisis efek (FMEA) dalam suatu kerangka menyeluruh.

7.    PDCA - plan, do, check, bertindak siklus untuk tujuan kontrol kualitas. (Six Sigma DMAIC metode (mendefinisikan, mengukur, menganalisa, memperbaiki, kontrol) dapat dilihat sebagai implementasi tertentu ini.)

8.    Kualitas lingkaran - kelompok (orang berorientasi) pendekatan untuk perbaikan.

9.    Taguchi metode - metode berorientasi statistik termasuk ketahanan kualitas, fungsi kerugian kualitas, dan spesifikasi sasaran.

10. Toyota Production System - ulang di barat ke lean manufacturing .

11. Kansei Engineering - suatu pendekatan yang berfokus pada menangkap emosional umpan balik pelanggan tentang produk untuk mendorong perbaikan.

12. TQM - manajemen kualitas total adalah strategi manajemen yang ditujukan menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses organisasi. Pertama dipromosikan di Jepang dengan hadiah Deming yang diadopsi dan diadaptasi di Amerika Serikat sebagaiBaldrige Nasional Quality Award Malcolm dan di Eropa sebagai Yayasan Eropa untuk Manajemen Mutu penghargaan (masing-masing dengan variasi mereka sendiri).

13. TRIZ - yang berarti "teori pemecahan masalah inventif"

14. BPR - rekayasa ulang proses bisnis , pendekatan manajemen yang bertujuan perbaikan 'sabak bersih' di (Artinya, mengabaikan praktek-praktek yang ada).

15. OQM - berorientasi objek Manajemen Mutu, model untuk manajemen mutu. ^[

Para pendukung masing-masing pendekatan telah berusaha untuk memperbaiki mereka serta menerapkan mereka untuk keuntungan kecil, menengah dan besar. satu yang sederhana adalah Pendekatan Proses, yang merupakan dasar standar ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu, yang didorong dari 'Delapan prinsip managagement Kualitas', proses pendekatan menjadi salah satu dari mereka.

Thareja  menulis tentang dan manfaat mekanisme: "Proses (kemampuan) mungkin terbatas dalam kata-kata, tetapi tidak dalam penerapannya:. Sementara itu memenuhi kriteria serba keuntungan dalam hal kompetensi ditambah dengan peserta; organisasi menginginkan arah baru untuk keberhasilan bisnis, brand image individu baik orang dan organisasi, pada gilirannya, akan naik. Kompetensi-kompetensi yang sampai sekarang dinilai sebagai yang lebih kecil, lebih baik diakui dan sekarang diakui menjadi lebih kuat dan berbuah ". Kompleks Kualitas alat perbaikan lebih disesuaikan untuk jenis perusahaan awalnya tidak ditargetkan. Misalnya, Six Sigma dirancang untuk manufaktur, tetapi telah menyebar ke layanan perusahaan. Masing-masing pendekatan dan metode telah bertemu dengan sukses tetapi juga dengan kegagalan.

Beberapa differentiators umum antara keberhasilan dan kegagalan yang meliputi komitmen, pengetahuan dan keahlian untuk membimbing perbaikan, ruang lingkup perubahan / perbaikan yang diinginkan (Big Bang perubahan jenis cenderung gagal lebih sering dibandingkan dengan perubahan yang lebih kecil) dan adaptasi dengan budaya perusahaan. Sebagai contoh, lingkaran kualitas tidak bekerja dengan baik di setiap perusahaan (dan bahkan dianjurkan oleh beberapa manajer), dan perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi TQM-relatif sedikit telah memenangkan penghargaan kualitas nasional.

Ada juga dipublikasikan kegagalan BPR, serta Six Sigma. Oleh karena itu perusahaan perlu memperhitungkan dengan cermat mana kualitas metode perbaikan untuk mengadopsi, dan tentu saja tidak seharusnya mengadopsi semua yang tercantum di sini. Hal ini penting untuk tidak meremehkan faktor manusia, seperti budaya, dalam memilih pendekatan peningkatan kualitas. Setiap perbaikan (perubahan) membutuhkan waktu untuk melaksanakan, penerimaan keuntungan dan menstabilkan sebagai praktek diterima.Peningkatan harus memungkinkan jeda antara menerapkan perubahan baru sehingga perubahan yang stabil dan dinilai sebagai peningkatan yang nyata, sebelum perbaikan selanjutnya dibuat (sehingga perbaikan berkesinambungan, bukan perbaikan terus-menerus).

Perbaikan bahwa perubahan budaya memakan waktu lebih lama karena mereka harus mengatasi hambatan yang lebih besar untuk perubahan. Hal ini mudah dan sering lebih efektif untuk bekerja dalam batas-batas budaya yang ada dan melakukan perbaikan kecil (yaituKaizen) daripada membuat perubahan transformasional besar. Penggunaan Kaizen di Jepang merupakan alasan utama untuk menciptakan kekuatan industri dan ekonomi Jepang.

Di sisi lain, perubahan transformasional bekerja paling baik bila perusahaan menghadapi krisis dan perlu untuk membuat perubahan besar untuk bertahan hidup. Di Jepang, tanah Kaizen, Carlos Ghosn memimpin perubahan transformasional di Nissan Motor Company yang berada dalam krisis keuangan dan operasional. Terorganisasi dengan baik program peningkatan kualitas mengambil semua faktor-faktor ini ketika memilih metode peningkatan kualitas.

4. LANGKAH-LANGKAH PENINGKATAN KUALITAS

Langkah-langkah peningkatan kualitas menggunakan konsep PDCA. Konsep PDCA merupakan langkah-langkah yang sering digunakan dalam analisis dan solusi masalah kualitas, sebagai berikut :

1. P: Plan the solution(s) (merencanakan solusi masalah)

Rencana penyelesaian masalah berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang ada. Elemen-elemen yang harus ada dalam proses perencanaan sistem manajemen kualitas adalah tujuan (objectives), pelanggan (customer), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurement for feedback and feedforward). Dalam akronim bahasa inggris dapat disingkat menjadi : SIPOCOM-Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customer, Objectives, and Measurements. Untuk merumuskan tujuan kualitas dalam program penyusunan program harus mengikuti prinsip SMART Objectives:

a.       Specific : Tujuan program harus bersifat spesifik yang dinyatakan secara tegas. Tim peningkatan kualitas harus menghindari pernyataan-pernyataan tujuan yang bersifat umum dan tidak spesifik.

b.      Measurable : Tujuan program harus dapat diukur menggunakan indicator pengukuran yang tepat guna mengevaluasi keberhasilan, peninjuan-ulang, dan tindakan perbaikan diwaktu mendatang. Pengukuran harus mampu memunculkan fakta-fakta yang dinyatakan secara kuantitatif menggunakan angka-angka.

c.       Achievable : Tujuan program harus dapat dicapai melalui usaha-usaha yang menantang

d.      Result oriented : Tujuan program harus berfokus pada hasil-hasil berupa pencapaian target-target kualitas yang ditetapkan

e.       Time related : Tujuan harus menetapkan batas waktu pencapaian tujuan dan harus dicapai tepat waktu

2. D: Do or implement the solution(s) (melaksanakan atau menerapkan rencana solusi terhadap masalah)

Implementasi rencana solusi terhadap masalah mengikuti daftar rencana tindakan peningkatan kualitas. Dalam tahap pelaksanaan ini sangat dibutuhkan komitmen manajemen dan karyawan serta partisipasi total untuk secara bersama-sama menghilangkan akar penyebab dari masalah kualitas yang telah teridentifikasi. Pencatatan data kualitas juga harus dilakukan selama tahap pelaksanaan serta identifikasi penyebab apabila terjadi penyimpangan dalam tahap pelaksanaan.

3. C: Check the solution(s) results (mempelajari hasil-hasil solusi terhadap masalah)

Setelah melaksanakan peningkatan kualitas selama selang waktu tertentu, perlu dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan selama tahap pelaksanaan itu guna mengetahui apakah jenis masalah yang ada telah hilang atau berkurang. Analisis terhadap hasil-hasil temuan selama tahap pelaksanaan akan memberikan tambahan informasi bagi pembuat keputusan dan perencanaan peningkatan kualitas berikutnya. Dalam tahap study dan evaluasi ini, dapat membandingkan hasil-hasil sebelum dan sesudah peningkatan kualitas.

4. A: Act to standardize the solution(s) (bertindak untuk menstandardisasikan solusi terhadap masalah)

Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan peningkatan kualitas atau solusi masalah harus distandardisasikan dan selanjutnya melakukan peningkatan terus-menerus pada jenis masalah yang lain. Standardisasi dimaksudkan untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali.

5. 7 ALAT  PENINGKATAN KUALITAS

Manajemen Kualitas seringkali disebut sebagai the problem solving, sehingga manajemen kualitas dapat menggunakan metodologi dalam problem solving tersebut untuk meengadakan perbaikan (Ridman dan Zachary, 1993). Ada berbagai alat untuk melakukan peningkatan kualitas yang dapat digunakan dalam organisasi, antara lain:

1.      Flow Charts

Menggambarkan urutan kegiatan secara grafis dalam menyelesaikan tugas. Dan harus mencerminkan proses sebenarnya bukan apa yang pemilik proses ingin hal itu terjadi. Dengan menghasilkan flow chart, pemilik proses dapat memahami proses dan hubungan kerja antara orang-orang dan organisasi akan diperjelas. Selanjutnya, diagram alir akan menunjukkan upaya digandakan dan nilai tambah lainnya. Jadi pemilik proses dapat mengidentifikasi langkah-langkah target tertentu dalam rangka perbaikan terus menerus.

2.      Cause and Effect Diagrams

Diagram ini menunjukkan pemahaman tentang tim pemecahan Masalah dan menghasilkan penemuan secara aktif tentang penyebab masalah, serta memberi petunjuk untuk pengumpulan datanya

3.      Check Sheets

Tujuan pembuatan lembar pengecekan adalah menjamin bahwa data dikumpulkan secara teliti dan akurat oleh karyawan operasional untuk diadakan pengendalian proses dan penyelesaian masalah. Data dalam lembar pengecekan tersebut nantinya akan digunakan dan dianalisis secara cepat dan mudah.

4.      Histograms

Histogram menjelaskan variasi proses, namun belum mengurutkan rangking dari variasi terbesar sampai dengan yang terkecil. Histogram juga menunjukkan kemampuan proses, dan apabila memungkinkan, histogram dapat menunjukkan hubungan dengan spesifikasi proses dan angka‑angka nominal, misalnya rata‑rata. Dalam histogram, garis vertikal menunjukkan banyaknya observasi tiap‑tiap kelas

5.      Pareto Diagrams

Diagram Pareto ini merupakan suatu gambar yang mengurutkan klasifikasi data dari kiri ke kanan menurut urutan ranking tertinggi hingga terendah. Hal ini dapat membantu menemukan permasalahan yang terpenting untuk segera diselesaikan (ranking tertinggi) sampai dengan yang tidak harus segera diselesaikan (ranking terendah).Selain itu, Diagram Pareto juga dapat digunakan untuk mem­bandingkan kondisi proses, misalnya ketidaksesuaian proses, sebelum dan setelahdiambil tindakan perbaikan terhadap proses

6.      Scatter Diagrams

Scatter diagram merupakan cara yang paling sederhana untuk menentukan hubungan antara sebab dan akibat dari dua variabel.

6. LANGKAH-­LANGKAH PENYUSUNAN:

1.      Pengumpulan data

Data dikumpulkan dalam bentuk pasangan titik (x, y). Dari titik‑titik tersebut dapat diketahui hubungan antara variabel x dan variabel y, apakah terjadi hubungan positif atau negatif.

2.      Control Charts

Grafik kontrol diciptakan oleh Walter A. Shewhart di tahun 1920. Alat-alat ini terdiri dari kualitas grafik garis dilengkapi dengan batas maksimum dan batas minimum yang menyediakan area kontrol. Batas maksimum sering disebut kontrol batas atas dan batas minimum sering disebut batas kendali bawah, sedangkan garis tengah menunjukkan perkiraan proses mean. Karena nilai tersebut berada dalam area kontrol, proses dapat dinyatakan sebagai proses terkendali. Nilai di luar wilayah kontrol menunjukkan bahwa proses ini tidak lagi stabil karena variasi beberapa penyebab. Dengan demikian, proses ini membutuhkan tindakan korektif yang tepat untuk menghilangkan sumber-sumber variasi.

Grafik Control juga menunjukkan proses perubahan dari waktu ke waktu. Jika perubahan itu baik, penyebabnya harus diidentifikasi dan mungkin menjadi proses yang baru. Sebaliknya jika perubahan itu buruk, penyebabnya harus diidentifikasi dan kemudian dihilangkan.

7. ANALISIS

Pelaksanaan quality improvement dilakukan dengan mengaplikasikan Program Kaizen Teian, yang tidak hanya berguna bagi perusahaan Manufacture saja, tetapi sudah dirasakan manfaatnya di banyak perusahaan non manufacture. Contohnya banyak diaplikasikan di perusahaan jepang seperti di Toyota Astra.  Kaizen merupakan Quality improvement method yang dalam implementasinya tentunya sangat berbeda tergantung jenis industrinya. Biasanya hal ini banyak dilaksanakan secara internal antar department di suatu company bahkan dilombakan setiap tahunnya utk memotivasi semangat improvement tsb.

Ada 5 elements yang diukur di dalam program Kaizen Teian :

1.      Teamwork

2.      Personal discipline

3.      Improved morale

4.      Quality circles

5.      Suggestion for improvement.

Tujuan dari pada program ini adalah untuk menggugah karyawan untuk secara aktif memberikan usulan-usulan kepada management untuk "meningkatkan mutu = improve" bukan "memperbaiki = repair/maintenance" hal-hal yang dianggap :

-        kurang baik (quality)

-        menghambat kelancaran kerja (delivery, man power consumption)

-        mengandung potensi bahaya (safety)

-        tidak ekonomis (cost)

Caranya adalah Mirip dengan aktivitas QCC / GKM (Gugus Kendali Mutu), tetapi kalau GKM bersifat "group" dan harus mengikuti kaidah2 yang ketat (seperti 7 step / 7 tool), maka "Kaizen Teian" ini kira2 bisa diartikan sebagai "Simple QCC", yaitu :

-        Bersifat individu

-        Tidak harus pakai kaidah yang ketat.

Tool-nya ?

Management menyiapkan sistem berupa prosedur pengajuan usul – tanggapan management, dan kriteria pemberian "reward" atas setiap usulan dengan memberikan nilai. Misalnya :

-        Untuk usulan yang tidak bisa diimplementasikan atau sangat simple -> Nilai D  mendapat reward Rp. X.XXX,-

-        Untuk usulan yang diimplementasikan dengan nilai tertentu -> dapat nilai dari C, B, sampai A. dengan reward yang berbeda.

-        Untuk nilai yang tertinggi "A"adalah Extraordinary, dan reward bisa ditambah "Piagam" yang disampaikan langsung oleh Top Management misal Factory Manger / Director.

Besarnya pembobotan nilai ditinjau dari impact terhadap setiap sisi di atas (Quality, Cost, Safety, dll.) dan dijumlahkan. Sedangkan banyaknya usulan dari tiap orang harus direcord dan akan menjadi salah satu item penilaian pada saan Performance Appraisal tahunan.

Kuncinya agar program jalan terus ?

Pada awal2, mungkin karyawan akan banyak memberikan usulan, karena ada kesempatan mendapatkan tambahan pendapatan. (tapi dari sisi management juga jangan terlalu ketat dulu dalam memberikan penilaian). Tapi, sebenarnya karyawan akan lebih tergugah kalau usulan dia mendapat tanggapan dari management, baik diimplementasikan maupun tidak. Jika management lambat memberikan tanggapan maka lama-kelamaan mereka akan malas juga memberikan usulan-usulan. Kalau sudah begitu, karyawan tidak tertarik lagi dengan nilai financial dari tiap usulan. Mungkin mereka akan masih memberikan usulan, hanya sekedar memenuhi target tahunan agar tidak jelek pada saat PA.

Dari sisi management, memberikan tanggapan atas setiap lembar usulan adalah tambahan pekerjaan yang membutuhkan:

-        Waktu untuk mengerjakannya

-        Kompetensi untuk mempertimbangkan dan memutuskan apakah usulan tersebut akan diterapkan atau tidak.

-        Kemauan untuk menggali lebih dalam usulan tersebut, termasuk mendiskusikannya dengan bawahan, rekan, atasan, dan seksi terkait.

-        Kalau diimplementasikan, menindaklanjutinya dengan membuat design (kalau terkait modifikasi alat), SOP (jika prosedur kerja), dll.

Jadi, keterlambatan dalam memberikan tanggapan adalah sangat mungkin terjadi. Jadi, di sini butuh reinforcement ke Staf2 untuk selalu proaktif, jangan ditumpuk di laci. Misalnya, jika akan diimplementasikan, untuk mengurangi pekerjaan Staff, kita bisa meminta pengusul untuk melengkapi usulannya dengan design atau SOP yang lebih detil, dan kita bisa naikkan nilainya, dsb.

H. KUANTIFIKASI KESENJANGAN

1. Tebarkan performansi aktual sebagaimana didefinisikan melalui ukuran-ukuran efektif terhadap performansi yang diharapkan sesuai dengan spesifikasi-spesifikasi proses.
2. Hitung perbedaan yang terjadi antara performansi aktual dan performansi yang diharapkan, selisih yang ada merupakan kesenjangan yang harus diselesaikan.